デジタルトランスフォーメーション(DX)推進室中間報告

10月6日に開催された理事会で報告をしました、デジタルトランスフォーメーション推進室の半期活動を以下の通りご報告いたします。

デジタルトランスフォーメーション(DX)推進室について

  • 設⽴日:2020 年 4 ⽉ 1 ⽇
  • ⽬的:事務局の働き⽅改⾰、加盟員への情報提供のスピードアップや多⾓化
  • 組織位置:専務常務会直属の特命組織として事務局内に設置
  • 担当理事:磯⼭友幸理事(改⾰担当)、出⽥⾏徳理事(進捗管理担当)
  • 代表:⽇本連盟最⾼ DX 責任者(CDXO) ⼟⽥純平
  • ⼈員構成:ボランティア職員 2 ⼈、有給職員 3 ⼈(全員兼務)
  • その他:業務はすべてリモートワーク

実績報告

Web 会議環境無償提供プログラム(2020年4⽉〜8⽉末)

⽬的:新型コロナウイルス対策としての団の運営⽀援の提供

  • 環境を提供するだけでなく、使い⽅ガイドと利⽤者フォーラムによる課題や解決⽅法、事例の共有を⾏った。
  • 4 ⽉ 15 ⽇より終了までの 139 ⽇間で配布アカウント 651 中の 487 アカウントにより、総開催数 5,087 回(1 ⽇あたり 36.6 回)でのべ 28,699 ⼈が利⽤した。
  • 中間、最終アンケートにより利⽤状況、利点、課題などを調査し、利⽤者と共有した。
    • Web 会議環境を利⽤している 72%→81.2%(中間→最終)
    • 参加者が増加した 25.5%→36.4%、(中間→最終)
    • 対⾯よりもレベルアップした開催ができた 9.6%→14.8%(中間→最終)
      (中間アンケート結果は公開済、最終アンケート結果は公開準備中)
デジタルツール配布プログラム(2020年9⽉〜継続)

⽬的:Web 会議環境無償提供プログラムを発展した団と地区の運営⽀援の提供

  • 団(⼜は地区)名メール、容量無制限共有ドライブ、Web 会議の環境 その他 G Suite アプリが利⽤可能。
  • Web 会議環境無償提供プログラム利⽤者フォーラムを拡張し、利⽤者同⼠の情報交換をより重視した。
  • 現在までに 652 こ団、53 こ地区にアカウント発⾏済み。
Web 全国⼤会実施⽀援(2020年5⽉)

⽬的:全加盟員・スカウト運動関係者を対象とした全体会映像の配信、全国スカウト教育会議のオンライン化

  • 新型コロナウイルスの影響により中⽌となった全国⼤会の代替事業として実施した。
  • 全体会および全国教育会議開催のための IT 基盤の設計、構築、運⽤、助⾔を⾏った。
  • 全体会は DX 推進室 3 名にボランティア 2 名を加えた計 5 名により 1 時間半の⽣放送番組を YouTube で配信した。
  • 全国教育会議は、常設・特別委員会による 11 種のテーマ集会を実施し、また 6/3-7/31で⾒逃し配信も実施した。
  • アンケートで 97.6%がオンラインによるテーマ集会に「参加したい/どちらかといえば参加したい」と回答を得た。
  • 全体会 1,414(最多同時接続数)、開催⽇含む⼟⽇ 2 ⽇間の再⽣回数:8,300 回
  • テーマ集会参加数:998 ⼈、⾒逃し配信再⽣回数:3,534 回
電⼦決裁導⼊(2020年6⽉)

⽬的:決裁業務の効率化および迅速化

  • 理事への決裁ルートの⾒直しを⾏い、明⽂化した。 (担当理事による意思決定と関係理事への情報共有)
  • 削減できた業務:電⼦書類の紙媒体出⼒、決裁・発信番号発番、物理的な持ち回り
  • 2019 年と 2020 年の 6 ⽉から 9 ⽉までの起案実績⽐較(2019 年→2020 年)
    • 起案から決裁までの平均⽇数:3.6 ⽇→2.7 ⽇(最⻑⽇数 40 ⽇→14 ⽇)
    • 理事以上の決裁平均⽇数:8.4 ⽇→3.0 ⽇
⽇本連盟 Slack 設置(2020年6⽉〜継続)

⽬的:委員会同⼠の連携促進、迅速な情報共有と意思決定、情報の共有化

  • 利⽤⽬的ごとのチャンネルを設置し、メールでの情報交換から徐々に切替中である。
    • 委員会、特別委員会、⼩委員会チャンネル: 18 チャンネル
    • プロジェクト⽤チャンネル: 15 チャンネル
    • アナウンス、全体情報共有⽤チャンネル: 9 チャンネル
  • 常時メンバーだけではなく⽬的に応じたゲストメンバーを招待し、効果的な意⾒交換や情報共有を⾏っている。
    • 常時メンバー:57 ⼈(理事、コミッショナー、委員、職員など)
    • ゲスト: 15 ⼈(国際活動サービスチームなど)
押印⽂書の廃⽌(2020年9⽉〜)

⽬的:団・地区・県連・⽇本連盟の押印⽂書による事務の簡略化

  • ⽇本連盟から発信する⽂書、⽇本連盟への提出⽂書の⾒直しを⾏った。
  • 9 ⽉より、既存の⽂書から押印欄を除き、押印必須としない⽂書へ順次切替えをおこなっている。 (⼀部の⽂書は担当する委員会により今後も引き続き要否検討)
RCJフォーラム2020での基調講演およびパネラー参加(2020年9⽉)

⽬的:ローバースカウトへのオンラインスカウティングの情報提供とディスカッション

  • ⼟⽥純平最⾼ DX 責任者(CDXO)による30分程度の基調講演と参加者とのディスカッションを⾏った。
次期加盟登録に関わる諸業務(2022年4⽉運⽤開始予定)

⽬的:次期加盟登録制度およびシステムの構築

  • メールにより全団へ現⾏のシステムに関する意⾒聴取アンケートを依頼した。
  • 現在まで計 2 回の加盟登録アイディアソンを主催し、関係理事や職員が加盟登録制度およびシステムについてのディスカッションを⾏い、基本的な⽅向性とスケジュールについて固め、⽊村理事より10⽉6⽇理事会に議案提出することとした。

 

 

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